¿Qué es el Anexo RDEP y Cuál es su Propósito?
El Anexo RDEP es un reporte anual que consolida toda la información fiscal relacionada con los trabajadores en relación de dependencia. Su función principal es informar al SRI sobre las retenciones del impuesto a la renta efectuadas mensualmente a los empleados, así como detallar los ingresos gravados, no gravados y exentos que estos percibieron durante el ejercicio fiscal anterior (2025). Este documento es una herramienta fundamental de control para el SRI, ya que permite realizar cruces de información automatizados con las declaraciones mensuales (como el Formulario 103) y verificar el cumplimiento tanto del empleador como del trabajador.
Una vez presentado el anexo, el empleador está obligado a entregar a cada trabajador el Formulario 107, que es el comprobante individual de las retenciones sufridas. Este formulario sirve como base para que el empleado realice su propia declaración del impuesto a la renta personal, cuyo plazo generalmente vence en marzo.
¿Quiénes Están Obligados a Presentarlo?
La obligación es amplia y recae sobre todos los empleadores que hayan tenido al menos un trabajador bajo relación de dependencia durante 2025. Esto incluye:
- Empresas privadas y públicas.
- Personas naturales con empleados.
- Organizaciones con o sin fines de lucro.
Excepciones y Casos Específicos:
No están obligados a presentar el Anexo RDEP los sujetos que no hayan tenido empleados en relación de dependencia durante el período. Además, existen excepciones para:
- Personas naturales que contraten servicios domésticos dentro del hogar.
- Empleadores del Régimen Impositivo para Microempresas (RIMPE) Emprendedores y Negocios Populares, siempre que el total anual de pagos gravados a sus trabajadores no supere la fracción básica desgravada del impuesto a la renta.
- Estados extranjeros, embajadas y organismos internacionales.
Es crucial señalar que, a pesar de estas excepciones, el SRI se reserva el derecho de solicitar esta información en cualquier momento a los sujetos que considera necesarios.
Calendario de Presentación y Proceso
El plazo para la presentación se extiende desde el 21 de enero hasta el 7 de febrero de 2026, y la fecha límite concreta se determina por el noveno dígito del RUC del empleador. El SRI publica anualmente un cronograma detallado con estas fechas. Si el día asignado es feriado o inhábil, el plazo se traslada al siguiente día hábil.
El proceso se realiza de forma exclusivamente digital a través del sistema en línea del SRI. Los empleadores deben ingresar con sus credenciales y cargar el anexo en el formato técnico específico (generalmente un archivo XML generado por software autorizado). Para archivos de gran tamaño (mayores a 8 MB), el SRI tiene un procedimiento especial disponible en su portal.
Información Requerida y Relación con el Formulario 107
El anexo debe consolidar información precisa y verificable. Entre los datos clave que se reportan están:
- Datos identificativos del empleador y de cada trabajador.
- Ingresos gravados: Sueldos, sobresueldos, horas extras, comisiones, etc.
- Ingresos exentos o no gravados.
- Rebajas por gastos personales (como educación, salud, vivienda).
- Aportes personales al IESS.
- Retenciones mensuales de impuesto a la renta practicadas.
Es imperativo que esta información coincida exactamente con los registros internos (rol de pagos), con las declaraciones mensuales presentadas ante el SRI y, fundamentalmente, con los valores que luego se consignen en el Formulario 107 para cada trabajador. El SRI realiza validaciones automáticas, y cualquier discrepancia puede resultar en el rechazo del anexo.
Tratamiento de Rubros Específicos:
La correcta clasificación de ciertos conceptos evita inconsistencias:
- Vacaciones: Se reportan como «otros ingresos» y no generan aportes al IESS.
- Bonificaciones en actas de finiquito: Son ingresos gravables, pero sin aporte al IESS.
- Desahucio y despido intempestivo: No constituyen ingreso gravable ni generan aportes al IESS. Su valor se toma del acta de finiquito.
Consecuencias del Incumplimiento
No presentar el anexo, hacerlo fuera de plazo o con errores conlleva sanciones administrativas según el Código Tributario. Las multas pueden oscilar entre USD 30 y USD 1.500, dependiendo del tamaño del contribuyente y la gravedad de la falta, y se acumulan por cada mes o fracción de retraso.
Adicionalmente, la omisión en la retención, declaración o depósito de los valores debidos puede obligar al empleador a pagar el total de las retenciones omitidas, más intereses y multas correspondientes. Estos incumplimientos también aumentan el riesgo de ser sujeto de procesos de control, auditorías y notificaciones por parte del SRI.
Recomendaciones Prácticas para una Presentación Exitosa
- Verifique su fecha límite: Confirme el noveno dígito de su RUC y consulte el calendario oficial del SRI.
- Concilie la información: Antes de generar el archivo final, asegúrese de que los totales anuales de ingresos y retenciones coincidan con sus registros contables, los formularios mensuales (103) y los cálculos del rol de pagos.
- Clasifique correctamente: Preste especial atención a la categorización de rubros como vacaciones, bonificaciones y liquidaciones.
- Utilice herramientas de apoyo: Considere el uso de software contable o de nómina especializado que pueda generar los archivos en el formato XML requerido por el SRI, minimizando errores manuales.
- Documente y archive: Guarde copia de la constancia de presentación emitida por el sistema del SRI y de todos los soportes que sustentan la información declarada.
- Prepare el Formulario 107: Una vez presentado el anexo, proceda a generar y entregar el Formulario 107 a cada trabajador dentro de los plazos legales.
La presentación oportuna y correcta del Anexo RDEP no es solo un cumplimiento legal; es una práctica de buena gestión que previene contingencias fiscales, mantiene la transparencia con los empleados y contribuye a un sistema tributario ordenado.
Fuentes Consultadas (formato APA):
- Lexis Noticias. (2026, 21 de enero). Empresas deben entregar hasta el 7 de febrero el anexo del Impuesto a la Renta de sus trabajadores. Lexis. https://www.lexis.com.ec/noticias/empresas-deben-entregar-hasta-el-7-de-febrero-el-anexo-del-impuesto-a-la-renta-de-sus-trabajadores
- Servicio de Rentas Internas (SRI). (s.f.). Anexos y guías – intersri. Gobierno del Ecuador. Recuperado el 27 de enero de 2026, de https://www.sri.gob.ec/en/formularios-e-instructivos1
- Boletin Contable. (2026, 7 de enero). Anexo de retenciones en la fuente RDEP Guía Completa. https://boletincontable.com/2026/01/07/anexo-de-retenciones-en-la-fuente-rdep-ecuador-guia-completa/
- Expresate MS. (2026, 21 de enero). [ECONOMÍA] ATENCIÓN: las empresas y empleadores del Ecuador tienen plazo hasta el 7 de febrero… [Publicación de Facebook]. Facebook. https://www.facebook.com/expresatems/posts/econom%C3%ADa-atenci%C3%B3n-las-empresas-y-empleadores-del-ecuador-tienen-plazo-hasta-el-7/1320424026786274/
- Lexis Noticias. (2026, 13 de enero). SRI exige a empleadores presentar anexo RDEP. Lexis. https://www.lexis.com.ec/noticias/sri-exige-a-empleadores-presentar-anexo-rdep
Perseo Sistema Contable. (s.f.). Formulario 107: Guía exprés para todos los empleadores. Recuperado el 27 de enero de 2026, de https://perseo.ec/formulario-107-que-es-guia-para-empleadores/